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mercredi 16 mai 2018

LES DÉLAIS D'EXÉCUTION

« Quand on agit sans délai, on réussit »
Yoshida Kenkô

Parmi les mentions obligatoires devant figurer dans les pièces d'un marché public, on note celle relative à la durée d’exécution du marché ou aux dates prévisionnelles de début de l’exécution et d’achèvement des travaux. Elles prennent effet dès notification de l’ordre de service de commencement ou de préparation de chantier et se terminent le jour de la réception des travaux et du repliement du chantier et mise en état des lieux.

J'ai longuement hésité à propos du titre de ce chapitre : "Délais d'exécution" ?, "Délais de réalisation" ? ou "Délais de NON réalisation" ?, car certains projets traînent tellement qu'ils ne se réalisent pas (stagnent en phase des études, et donc je me suis proposé d'étudier ce délai de latence ou temps passé dans les tiroirs de certains donneurs d'ordre, mais il s'est avéré si variable, si complexe et présentait enfin un risque sérieux de contagion pour ce blog que je suis passé outre) et d'autres, les plus chanceux, dépassent cette phase des études mais en restent là ; enfin, quelques uns, ni s'étudient, ni s'exécutent...(une fois le terrain acquis, on commence à rêver, à spéculer : Un aéroport ? Non, trop loin ; une gare routière ? Non trop proche du centre ville ? ; un marché de Gros de légumes et fruits  ? Non, pas situé sur  la route nationale ..Bon alors, un pont ? Même s'il n' y a aucun obstacle à franchir ? Non. Enfin, un port..? Oui, vu la présence du littoral, on peut...un jour nous entamerons les études correspondantes....). Un grand choix !. A la fin, j'ai opté par un terme intermédiaire. 

En toute logique, les délais d’exécution d’un projet doivent être fixés après une étude préalable de toutes les tâches élémentaires de la construction durant chacune de ses étapes, en tenant compte des rendements de la main d’œuvre, des intempéries (ce n’est pas la même chose si on commence les travaux de terrassement en janvier qu’en juillet !), des périodes festives, etc. ; ce qui constituerait une sorte de simulation de la phase de réalisation dont les avantages indéniables sont multiples.
En pratique, rien de cela ne se fait dans la plupart des cas et les dérapages dans la réalisation des projets font constamment la Une des journaux. Nous assistons assez souvent, en effet, au scénario suivant :
Homme/femme politique, dans « le dernier quart-d’ heure » de son mandat, s’adressant à ses fidèles collaborateurs :
- Quelles sont « leurs » exigences ? (qui sont en fait des promesses faites lors de sa dernière campagne, à ses futurs électeurs, mais mises de côté sitôt après) ;
- Un hôpital, une école, une maison de jeunes, un…...
- Bon d’accord, d’accord, on n’a pas le budget pour tout cela (Ah ! Bon ! Pourquoi le leur avoir promis alors ?!). Un dispensaire fera l’affaire, et d'ajouter :
- Il faut qu’il soit prêt avant le jour J (date du démarrage de la nouvelle campagne électorale).
Et Mr Oui-oui… : « bien sûr ! Nous mettrons tous les moyens nécessaires et ce sera fait (Excellence), nous avons l’expérience de ce genre de situations ».
Ces derniers vont alors consulter les « sachants », ces fabuleux hommes de l’art (comme vous et moi !? Pas forcément car personnellement j’allais être viré d’un emploi pour non-conformité avec cette posture/imposture/culture/procédure (je vous laisse le choix du terme qui convient) et d’un autre côté, beaucoup de visiteurs de ce blog n’ont rien à voir, à proprement dit, avec ce métier ni avec ce genre de situations).
En fidèles collaborateurs, « responsables » (pas de leurs actes, bien sûr, mais occupant des postes de responsabilité) ils leur exposent rapidement les besoins, fixent eux-mêmes les délais et les budgets, en prenant bien soin de préciser qu’il n’y aurait ni retard de paiement, ni de lenteur des procédures (cependant aucune garantie ni sur la réaction future des citoyens ou/et des médias, ni sur les éventuelles poursuites judiciaires).
L’homme de l’art, qui a l’habitude de détenir les clés dans ce genre de situation, trouve alors l’idée géniale de raccourcir le délai des études (en les bâclant) et de choisir une entreprise « apparemment » saine, « performante » et surtout prête à jouer ce jeu et habituée à ce genre de situations, atypiques en fait. Malgré tout, l’ingénieur ou l’architecte n’est pas convaincu des délais avancés mais la conquête de nouveaux contrats le contraint à céder, tout en souhaitant que cet homme/femme politique ne soit pas réélu(e) car, au fond de lui-même, il sait qu’il ne tiendra pas sa promesse d’achever les travaux dans les délais imposés mais qu’il a lui même acceptés ; alors, une fois les travaux lancés, on commence à parler de jalons, de dates butoirs, de serrer les plannings, etc. Le résultat est alors connu de tous.
Bon, c’est un simple scénario et toute ressemblance avec des cas réels est une simple coïncidence…dirait Coluche, A suivre bien sûr car ce n'est pas encore fini....
« C’est pas dur la politique comme métier !
Tu fais cinq ans de droit et
tout le reste de travers »
                                                                                                                                                             Coluche


LE DIAGRAMME CAUSES A EFFET
« Il n'y a pas de substitut à la connaissance »
W.E. DEMING

                                                                   
INTRODUCTION

Lorsque l’on se trouve confronté à un problème, au lieu de chercher les solutions, il faut tout d’abord en connaître les causes. C’est une attitude sage et efficace.
Sage parce qu’elle nous évite de plonger dans une spirale de recherche de solutions, parfois aléatoires et non adaptées.
Efficace parce qu’on résout le problème une fois pour toutes.

Cette approche est à la base de la théorie de Kaoru Ishikawa, précurseur de la gestion de la qualité, et ayant mis au point plusieurs concepts dont l’objectif étant d’étudier, analyser et instaurer la qualité dans tout processus industriel. C’est dans ce cadre que s’inscrit ce diagramme en « arête de poisson » (fishbone diagram), pour la résolution, disons visuelle, de nombreux problèmes. On peut, en effet, l’utiliser dans l’analyse des circonstances ayant engendré un accident de travail, dans le processus d’élaboration d’un médicament au laboratoire, ou alors, et de manière intuitive, dans le cas où votre voiture ne démarre pas le matin ! De toutes les façons, la bibliographie relative à ce sujet est très abondante et il suffit d’adapter de personnaliser le diagramme pour tel ou tel processus.

Ici, dans le cas qui nous intéresse, deux exemples liés aux retards dans l’exécution des travaux et dans ceux relatifs aux dépassements des budgets, cas très fréquents dans les projets, hélas !, sont exposés et peuvent être complétés et/ou affinés selon les circonstances
Nous donnons à continuation des explications relatives à chaque point et aux problèmes que peuvent générer.

CONCEPTION

* Changement de scope : Il n’est pas rare de « tomber » sur un Maître d’Ouvrage qui ne sait pas ce qu’il veut (C’est grave aussi bien dans la vie privée que professionnelle, n’est-ce pas ?). Dans ce cas, les études démarrent sur des besoins exprimés assez sommaires et le MO, décide alors de faire un autre projet sur le même site, ou bien changer de site ou alors changer de site et de projet…et tout cela engendre, bien évidemment, des retards, donc des surcoûts et une atteinte à l’image de marque (s’il y en a une !) de ce MO. Le remède ? Il n’y en a pas…Si ce n’est mettre des Hommes qu’il faut aux endroits qu’il faut ou à défaut, entourer ces donneurs d’ordres de bons managers, compétents et ayant une vision assez large et lointaine, qui sachent planifier et fixer des objectifs logiques et réalisables.

* Validations : Comme vous le savez, le passage d’une phase d’étude à une autre (APS vers APS, par exemple) nécessite une validation de la part du MO. C’est quoi ? Tout simplement, un « petit » rapport récapitulant toutes les données et les décisions prises, et une signature du MO ou du responsable du projet, délégué à cet effet. Cela permet aux concepteurs (Maîtrise d’œuvre, MOE) de poursuivre les études. C’est un acte assez simple et rapide en théorie mais en pratique, certains le compliquent (tout comme dans la vie : Tout est relativement simple, mais le manque de communication, l’incompétence de certains, la démotivation des autres, etc. rendent les choses compliquées). Il convient de signaler que, même lorsqu’il y a une Maîtrise d’Ouvrage Déléguée (MOD), la responsabilité de ces validations incombe au MO. Exemple de ces retards : Un seul responsable du MO, qui est souvent en déplacement ou en mission et donc difficilement joignable ; des changements dans l’organigramme de la structure du MO qui fait que les rôles changent, ainsi que les responsabilités qui en découlent, etc. L’impact est donc le même que le 1er point : Des retards constatés au bout de la chaîne.

* Mauvaise coordination : Ce point concerne les partenaires du MO, à savoir la MOE et la MOD éventuelle ; cette dernière intervient dans le processus de validations intermédiaires, pas entre phases mais à l’intérieur d’une même phase d’études. Là encore, comme beaucoup le savent, les études architecturales, techniques et d’impact environnemental (éventuellement) sont intimement liées et il est difficile d’avancer si toute l’équipe n’est pas mobilisée et si le flux d’information n’est pas fluide, car il suffit de ne pas mettre un des membres de l’équipe en copie dans un mail pour provoquer des incompréhensions du dossier et des lacunes dans les livrables. Là, les phrases « Je ne suis pas au courant », « On m’a rien dit », assez courantes hélas, relèvent tout simplement de l’amateurisme ; tout simplement, parce que l’on est sur un projet, il faut parfois aller chercher l’information et non pas attendre qu’elle arrive !

* Autorisations : Ce dernier point concerne les partenaires du MO, de la MOE et éventuellement de la MOD : Il s’agit des autorisations administratives des pouvoirs publics, des Communes, des Agences Urbaines, Protection Civile, etc. etc. Dieu sait combien de projets ont étés, sont et seront en souffrance, voire au coma !, à cause d’un Fonctionnaire irresponsable, d’un Service hors-connexion ou tout simplement d’un(e) secrétaire qui a omis de faire un bordereau d’envoi ou de transfert d’un dossier. Le législateur a essayé de mettre fin à ces pratiques à travers des lois tels que « délai de réponse de jours sinon la demande est considérée acquise », etc. mais il reste beaucoup à faire car le problème est dans la « tête de certains » et non dans les procédures.


MAIN D'ŒUVRE

* Reprise des malfaçons : Bien faire du premier coup. Voilà ce qu’il faut viser. Mais, ce n’est pas toujours possible car, contrairement à l’industrie automobile par exemple, la construction qui n’est pas un processus automatisé, se trouve soumis à divers aléas : Un bon béton convenablement composé, fabriqué et contrôlé peut ne pas être correctement mis en œuvre (mauvaise vibration, absence de cure, etc.) et par conséquent, les éléments d’ouvrage dans lesquels il a été incorporé, pourraient présenter des malfaçons dont la reprise équivaut retards et surcoût. Il en est de même pour un support non nettoyé avant d’être peint ou revêtu. Les exemples de reprise de malfaçons sont multiples et les retards engendrés sont bien réels.

* Qualification : Intimement lié au point précédent, faire appel à des équipes qualifiées est une obligation de l’entreprise. Il est cependant assez difficile d’en évaluer la qualification sans la tester : Comment savoir qu’un maçon est un bon maçon ou qu’un carreleur est un mauvais carreleur ? Il faut le voir à l’œuvre ? Lui permettre de faire un échantillon de cloison ? Non parce que l’on aurait plusieurs chantiers dans un même chantier ; et puis il y a le facteur temps qui rentre en jeu. Donc, en fin de compte, on se fie des attestations et des certificats dont l’authenticité n’est pas toujours vérifiée ; ou alors des témoignages ou « du bouche à oreille » : Votre chef de chantier vous dit qu’il connait quelqu’un qui connait untel qui est un excellent maçon…autant aller chercher une aiguille dans une botte de foin. Le problème reste donc posé !

* Grèves : C’est un droit individuel, exercé de manière collective. Qu’elles soient légales et concertées ou illégales, le résultat demeure le même : Cessation de la production et ralentissement de l’activité, donc perte de temps (retard) et d’argent. Là nous parlons des grèves de tout genre et non seulement celle des ouvriers d’un chantier mais également des transporteurs, des cimentiers ou des techniciens des Communes. On peut, à la limite et dans certaines circonstances, qualifier les grèves de cas de force majeure, par conséquent les retards ne devraient être imputables à personne ; ils sont néanmoins dûment constatés et comptabilisés.

* Sous-traitants : Faire appel à des sous-traitants est une pratique légale et assez répandue dans le secteur. Elle peut cependant être source de gains de temps comme de sa perte. Deux cas vécus que je vais mentionner rapidement expliqueront beaucoup de choses : Le 1er cas, nous étions l’entreprise générale de bâtiment et avions sous-traité les travaux d’équipement du Poste de Transformation car nous manquions d’agrément du concessionnaire. Suite à un malentendu avec ce sous-traitant, ses factures (qui devaient être payées par nos soins) ont pris du retard de paiement. Résultat : Tous les travaux de bâtiment étaient achevés à l’exception du Poste de Transformation, le MO (Ministère de la Santé Publique) ne pouvait pas intervenir directement car aucun lien juridique ne le liait de fait à notre sous-traitant.
Le 2e cas réel et vécu : En tant que responsables de projets de bâtiments (constructions de résidences, villas…vous savez ces « villas » construites en série, l’une à côté de l’autre, généralement dans une petite ville côtière, qui perturbent l’équilibre naturel qui existait avant leur construction, qui dérange les premiers habitants de cette petite ville auparavant tranquille et certainement charmante, qui n’apporte pratiquement aucune plus-value à la petite ville….vous voyez de quoi je parle, n’est-ce pas ??). La sous-traitance en cascade a transformé cette activité « technique » en une activité spéculative et le passage de mains en mains des travaux a fait que le sous-traitant initial, au nom de qui les factures étaient logiquement émises, disparaissait dès le règlement de sa première facture, laissant ainsi ses sous-traitants impayés. Résultat : Des centaines d’ouvriers réclamaient (de différentes manières !) leur argent au propriétaire de ces villas, qui, encore une fois, n’avait aucun lien juridique avec eux.
En conclusion : La sous-traitance ? Oui, mais si le MO/propriétaire peut la maîtriser sous ses différents aspects.








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